社労士との顧問契約は必要か?検討する際に注意したいポイント!
「ウチも社労士と顧問契約したほうが良いのかな？」そんな悩みを持った時に読んで欲しいブログです。
顧問契約をしようと思ったきっかけは何でしょうか？
人数が増えたから？法人化したから？
あるいは、給与計算や労務管理が煩雑になってきたから、労働者とトラブルが起きたからといった具体的な背景があるかもしれません。
社労士に期待する成果が達成されるためには、「社内のフェーズ」と照らし合わせて検討することが重要です。
まずはこのブログで「本当に顧問契約が必要か？」を考えてみてください。
目次
- ○ 社労士の役割って？
- ・社労士の業務内容について
- ・１号業務
- ・２号業務
- ・３号業務
- ・労働紛争にも対応可！特定社労士について
- ○ 社労士無しで経営するリスク
- ○ 社労士に期待することを洗い出してみる
- ・社内のフェーズについて考える
- ○ おわりに
社労士の役割って？
社労士と聞いて、どんなイメージを持ちますか？
「社労士」「労務士」と略称で呼ばれることの多い職業ですが、正しくは「社会保険労務士」と言います。
社会保険労務士は「社会保険労務士法」といった法律に基づいた国家資格を持った専門家を指していて、その存在意義は法文が言うところの「労働及び社会保険に関する法令の円滑な実施に寄与するとともに、事業の健全な発達と労働者等の福祉の向上に資すること」です。
もっとかみ砕いて説明すれば、企業が雇用する“ヒト”に関する労働・社会保険について専門的な知識を持っている専門家ということになります。
そのため多くの社労士は企業との接点が多く、社労士として事務所を構える「開業社労士」の他、社内社労士として在籍する「勤務社労士」も存在します。
一方で、個人との接点もあります。
その場合の多くは「年金相談」になりますが、このように誰もが何かしらの社会保険に加入している日本では、社労士はとっても身近な存在なのです。
社労士の業務内容について
より具体的に社労士の業務内容についてご紹介します。
社労士の業務は大きく３つに分類することができます。
それぞれ「１号業務」「２号業務」「３号業務」と呼ばれ、その中で１号業務と２号業務については社労士の独占業務とされています。
ここでいう独占業務とは、ある国家資格の保有者のみに業務を行うことが認められるといった意味合いで、つまりは社会保険労務士資格を保有している者でないと、対価を受けてこれらの業務を行ってはならないということです。
それぞれの業務についてより細かく見てみましょう。
１号業務
行政機関に提出する労働社会保険諸法令に基づく申請書、届出書などを作成し、その提出を代行することを指します。また、行政機関に対する主張の代理人になることも含まれます。
社労士に依頼せずとも自社の担当者（人事部等）で行うこともできますが、専門知識が必要だったり、法改正を把握する必要があったりと、社内業務としてこなすには大変なこともあります。
２号業務
労働社会保険関係法令に基づいて作成し、保管する必要がある「帳簿書類」というものがあります。２号業務はこの帳簿作成業務を指しています。
帳簿とは具体的に、賃金台帳や労働者名簿、そして就業規則です。これらの帳簿書類は記録事項が決まっており、また保管のルールもあります。
社労士はこれらを適切に作成することのできる専門家です。
３号業務
上の１号業務と２号業務が社労士の独占業務とされている一方で、３号業務は独占業務ではありません。
３号業務は簡単にいえば「コンサルティング業務」で、社会保険等の相談にのったりアドバイスをおこなったりする業務を指します。
独占業務とはされていませんが、社労士の持つ専門性と経験は、より精度の高いコンサルティングを提供できます。
労働紛争にも対応可！特定社労士について
労働に関してトラブル（個別労働関係紛争）が起こったとき、裁判で解決しようとするとお金がかかります。
そのため、裁判外紛争解決手続（ADRと呼ばれる）という、裁判を経ないで「当事者双方の話し合いに基づく解決」を目指す手段が設けられています。
特定社労士は、紛争解決手続代理業務を行うことのできる社労士を指しています。
社労士無しで経営するリスク
適切な労務管理が行えないと法的に責任が問われることはもちろん、従業員に直接的な影響を及ぼします。
たとえば、社会保険で標準報酬月額を正しく手続きできていないと従業員の将来の年金額に影響があります。
ほかにも、雇用保険に適切に加入させていなければ、給付を受けられず、従業員の退職後の生活を左右してしまいかねません。
これらの事案は労働者との揉め事にも発展する可能性がありますし、専門知識を持っていないとこれらの対応での初動が遅れたり、適切な対応が取れずさらに事態を複雑化させることも考えられます。
対労働者、対行政、いずれにしてもトラブルが起こってから対応では手遅れですし、起こってからでは膨大なエネルギーを要することになります。
社労士に期待することを洗い出してみる
社労士の業務内容について理解いただいたところで、「社労士に期待すること」を洗い出してみましょう。
部分的な視点での社労士活用を検討されるケースが見受けられますが、本来、労務管理は複合的に関連しているものです。そのため、いざ洗い出してみると、思っていたよりも影響範囲が広いこともめずらしくありません。
例えば「給与計算を任せたい」といったニーズだとします。給与計算を行うには、もちろん「計算根拠」が必要です。計算根拠は通常、就業規則や賃金規定となりますが、まずはそこが整っているか？を確認することが重要です。
場合によっては、実態に即してメンテナンス作業から着手しなければなりません。
また、給与計算をするには「勤怠記録」が必要です。勤怠記録が適切でないと、もちろん給与も正しく計算ができないからです。そのため、勤怠記録がされていない場合は、勤怠をつける取り組みから始めることになります。
このように、目指すゴールにたどりつくまでには想定よりも多くの課題を解決する必要があることも。これらの検討をせずに走り出してしまうと、のちのちほころびが出てきてしまうのは明白です。
まずは見通しを立てて、段階を追って整備を進めることをお勧めします。
もちろん、この「洗い出し」は社労士との共同作業です。
まずはじっくりと相談をして、最適な契約時期やメニューを提案してもらいましょう。
社内のフェーズについて考える
社労士に期待することを洗い出して、必要な取り組みや道筋が立ったら、次は社内のフェーズについて考えてみましょう。
洗い出しの結果、例えば勤怠を記録するところから始めよう！となった時、せっかく取り組むのであればクラウドでの勤怠管理が望ましいですよね。
ただ、勤怠管理システムを導入するためには、システムの比較検討から契約、初期設定から従業員レクチャー、もちろんレクチャーのためにはマニュアル作成も必要ですし、理想通りの集計になるかのテスト運用といった過程を踏むことになります。
何事も初めは時間とエネルギーを要します。これはのちに効率化するためにはある程度仕方のないことですが、現実的に対応可能かを検討する必要があります。
基本的に、社労士事務所での給与計算は、社内での勤怠記録を正として進めます。つまり、勤怠完結後からが給与計算です。
そのため、勤怠管理システムの導入やメンテナンスは社内業務として行っていただくことが一般的ですが、事務担当者不在の会社（多くはご代表が担当）で事前の導入コスト（時間・エネルギー）の検討なしに進めた結果、最終的に頓挫してしまうケースをお見受けします。
かといって、事務担当者を据えるまで先送りにしていては、いつまでたっても勤怠管理がされないままになってしまいますよね。
そこで大切なのが、「今あるリソースでどこまで対応可能か」をあらかじめ確認することです。
「初期設定はできそうもない」「安定稼働後に内製化を検討したい」といった答えにたどり着いた場合、導入サポートを社労士にお願いするといった方法も選択肢のひとつです。
事務担当者の有無のほかにも従業員規模など、社内のフェーズに照らして適切なサポートを打診してみましょう。
おわりに
「ヒト」に関する管理範囲（業務範囲）は幅広く、また専門的な知識も求められます。
各種保険手続きや給与計算などは、企業規模や業務量的側面から内製化できるか否か？を検討するのもひとつですし、助成金申請等の特殊な事案については対応できる人材が社内にいるか否かで判断しても良いと思います。
中途半端に内製化してしまうと、のちに社労士へ依頼するとなった際にスムーズに移行できないケースが多々あります。
いずれも顧問契約あるいは単発依頼を導入するフェーズについて適切な検討が重要となるので、お気軽に社労士へご相談ください。