マイナンバーカードの普及で労務管理はどう変わる？気を付けたいポイントもご紹介
労務管理にマイナンバーカードがダイレクトに影響する日もすぐそこ？！
「マイナンバーカードの申し込みでマイナポイントをゲット！」「マイナンバーカードと健康保険証が一体化！」などと日々、ニュース番組で取り上げられているマイナンバーカード。昔に比べて普及率も徐々に向上しているとか。
このブログでは、マイナンバーカードの普及拡大がおよぼす労務管理への影響についてご紹介します。
そして何よりも気になる個人情報の観点で、マイナンバー（個人番号）の管理に関しても述べていきます。
目次
- ○ マイナンバーについて知ろう
- ○ マイナンバーと労務管理
- ○ マイナンバーの管理ルール
- ○ おわりに
マイナンバーについて知ろう
この章では、まずマイナンバーそのものについて触れていきたいと思います。
デジタル庁のHPで公表されているマイナンバーの定義を用いて説明すると、平成27年10月以降より「住民票を持つ日本国内の全住民に付番される12桁の番号」とされています。
このマイナンバーが付されたカードがマイナンバーカードと呼ばれ、マイナンバーカードは顔写真やICチップがついたプラスチック製のカードです。
そしてマイナンバーを用いて行政手続きを行っていくことをマイナンバー（個人番号）制度と呼び、その制度概要としては「行政手続等における特定の個人を識別するための制度」とされており、個人を識別できる番号が付与されることで「行政機関の情報連携」が実現するというものです。
マイナンバー（個人番号）制度によって私たちは「各種の行政手続における添付書類の省略」や「民間サービスでの本人確認等にも利用」できる点がメリットとされています。
これらの他、国民の所得状況等が把握しやすくなり、税や社会保障の負担を不当に免れることや不正受給の防止にも効果があるとして「公平・公正な社会の実現」もマイナンバー（個人番号）制度の狙いのひとつとされています。（総務省HPより）
マイナンバーと労務管理
それではマイナンバーカードが今後より普及されていくと労務管理にはどのように影響があるでしょうか？
すでに各種保険手続きでのマイナンバー申告が導入されていますので、入社に伴って会社側はマイナンバーを収集したり、労働者側もマイナンバーを申告した経験があると思います。
このあたりの運用は大きな変化がないと思われますが、健康保険証がマイナンバーカードと一体化すると労務管理にも影響が出てきそうですね。
現在は社会保険の資格取得手続きを行うとしばらくして保険証が会社に届くので、それを労働者に渡し、退社の際は逆に労働者から保険証を回収して、処理機関へ返送するといった流れになります。
マイナンバーカードと一体化することでこの手間やタイムラグや解消できると、労使ともにメリットになりますね。
マイナンバーの管理ルール
マイナンバーを取り扱うにあたって、個人情報保護委員会が公表するガイドラインが参考になります。
ガイドラインでは、【取得】【保管】【利用】【提供】【廃棄】などのシーン別に参考となるルールがまとめられています。
例えば【取得】のシーンでは、会社側は「個人番号関係事務を処理するために必要がある場合に限って」取得ができるという制限のもと、労働者に対してマイナンバーの提供を求めることができるとされています。
つまり、“念のため…”といったように闇雲に聞いてしまうようなことは避けなければなりません。
このような前提を踏まえて、労働者へは使途を明示したうえで収集する必要がありますね。
おわりに
いかがでしょうか。
マイナンバーカードが普及すると便利さも増しますが、情報漏洩のリスクも伴います。
労働者の方に安心していただくためにも、企業側の法令順守と危機意識が大切になってきますね。
マイナンバー含め個人情報の収集にはシステムを活用することで紙面提供を避け、安全かつ効率的な運用も可能になります。
まだ紙面で個人情報を収集している場合は、収集方法から見直すのもおすすめします。
また、マイナンバー関連の資格試験もあるので、それらの取得を通じて学ぶのも理解に役立ちそうですね。